Kilometrówka przysługuje pracownikom, którzy wykorzystują w prace swoje prywatne auto.
Pracownicy, którzy w celu realizacji obowiązków służbowych wykorzystują własny samochód, mają prawo do otrzymania kilometrówki od swojego pracodawcy. Ile wynosi kilometrówka w 2023 roku i jak ją rozliczyć?
Kilometrówka dla pracowników. Ile wynoszą stawki za każdy przejechany kilometr?
To, jaka stawka kilometrówki w 2023 roku przysługuje za każdy przejechany kilometr, zależy od rodzaju pojazdu, jakim porusza się pracownik. Krótko i zwięźle wyjaśnia się tę kwestię w § 2 rozporządzenia ww. Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. (nowelizacja ta weszła w życie w dniu 17 stycznia 2023 roku):
„§ 2. Koszty używania pojazdów do celów służbowych pokrywa pracodawca według stawek za 1 kilometr przebiegu pojazdu, które nie mogą być wyższe niż:
1) dla samochodu osobowego:
a) o pojemności skokowej silnika do 900 cm3 – 0,89 zł,
b) o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm3 – 1,15 zł;
2) dla motocykla – 0,69 zł;
3) dla motoroweru – 0,42 zł.”
Przedstawione wyżej kwoty to nowe, podwyższone po raz pierwszy od szesnastu lat stawki. Wynikają one z wciąż jeszcze szalejącej inflacji i wynikającego z niej wzrostu kosztów utrzymania pojazdów (przykładowo, wzrosły koszty paliwa).
Kolejnym, pozornie nieistotnym, ale z pewnością docenionym przez księgowych udogodnieniem jest przedstawienie stawek zaokrąglonych do pełnych groszy. Wcześniej, przez lata, stawki te były bowiem podawane z czterema miejscami po przecinku, co utrudniała dokonywanie rutynowych obliczeń.
Ewidencja przebiegu pojazdów (kilometrówka) – co powinien zawierać ten dokument?
Zgodnie z przepisami kilometrówka powinna zawierać co najmniej:
- imię, nazwisko, adres zamieszkania pracownika korzystającego z prywatnego pojazdu,
- dane pracodawcy oraz jego podpis,
- numer rejestracyjny pojazdu oraz pojemność silnika (jak wiadomo, zależy od niej stawka kilometrówki),
- data wyjazdu oraz jej cel, zwięzły, ale treściwy opis trasy (skąd i dokąd),
- liczba przejechanych kilometrów,
- stawka za 1 km przejazdu,
- iloczyn stawki za 1 km przebiegu oraz liczby faktycznie przejechanych kilometrów.
Jak rozliczyć kilometrówkę w firmie?
Jeśli chodzi o prywatne auta pracowników, które wykorzystuje się w celu realizacji celów służbowych, wypłata kilometrówki jest w całości uwzględniana w podatkowych kosztach uzyskania przychodu firmowego. Robi się tak w sytuacji, gdy stawka wypłaconej pracownikowi kilometrówki jest równa lub niższa niż stawka podana w rozporządzeniu. W takiej sytuacji kwota otrzymana przez pracownika jest również w całości zwolniona z podatku dochodowego.
Inaczej wygląda to wówczas, gdy stawka kilometrówki przekracza przewidziane w przepisach limity. W takiej sytuacji nadwyżka podlega oskładkowaniu oraz opodatkowaniu.
Nie tylko kilometrówka. Na jakich zasadach można wykorzystywać prywatne auto pracownika w firmie?
Alternatywnym dla kilometrówki rozwiązaniem jest zawarcie z umowy cywilnoprawnej pracownikiem. W takiej umowie uwzględnia się tzw. ryczałt na jazdy lokalne. Limit tego ryczałtu jest opisany w przepisach; musisz jednak wiedzieć, że jego limit zależy od wielkości miejscowości, w której znajduje się siedziba przedsiębiorstwa.
W takim przypadku, tzn. na sytuacji, gdy doszło do zawarcia umowy ryczałtowej, pracownik nie prowadzi ewidencji liczby przejechanych kilometrów; z drugiej jednak strony wypłata ryczałtu jest pomniejszana w proporcjonalnej części o liczbę dni w miesiącu, w czasie których pracownik był nieobecny (dotyczy to zarówno urlopów, jak i zwolnienia chorobowego).
