Przechowywanie akt w firmie – o czym musisz wiedzieć?

Większość osób zdaje sobie sprawę z tego, że akta w firmie należy przechowywać w sposób bezpieczny. Niestety, tylko niewielka część z nich wie, czym powinno się to charakteryzować. Jakie warunki musimy spełnić, aby mówić o tym, że dokumenty przechowywane są w sposób bezpieczny. Wymaga to pewnej wiedzy i wyobraźni. Należy wziąć pod uwagę szereg czynników i przesłanek. Dopiero później można podjąć odpowiedzialną decyzję, która zabezpieczy firmę przed negatywnymi skutkami braku dostatecznej ochrony dokumentów.

Szafy na dokumenty niejawne, jakie warunki muszą spełniać?

Po pierwsze muszą być wykonane z mocnego i wytrzymałego materiału. Część przedsiębiorców składuje akta w szafach ze sklejki, kupionych w salonie meblowym. Jest to dość nieodpowiedzialne podejście. Dobra szafa powinna być wykonana z trwałego metalu, najlepiej stali. Dodatkowa powinna posiadać stosowny certyfikat (na przykład klasy A, B, S1, C). Rodzaj certyfikatu zależny jest od typu przechowywanych dokumentów. Ważny jest także rozmiar szafy. Zależy on od liczby akt, które chcemy przechowywać. Warto jednak wziąć pod uwagę fakt, że będzie ich z biegiem czasu przybywać. Warto więc kupić większą szafę tak, aby uniknąć problemów w przyszłości.

Czy tylko kradzież może stanowić zagrożenie.

W kontekście utraty ważnych dokumentów bardzo często wychodzimy z przekonania, że jedynym, potencjalnym problemem, który może nas spotkać jest kradzież. Trzeba jednak przygotować się również na inne okoliczności. Jedną z nich jest pożar, który zawsze może wybuchnąć na terenie firmy.

Ważnym jest, aby w takim wypadku dysponować szafą lub sejfem ognioodpornym. Takie modele są dostępne na rynku i coraz chętniej kupowane przez przezornych klientów.

Korzyści płynące z prawidłowego zabezpieczenie dokumentów niejawnych.

Część osób może pomyśleć, że właściwe przechowywanie dokumentów nie jest szczególnie istotne. W przeciwieństwie do na przykład pieniędzy czy kosztowności.

Jest to bardzo mylne i szkodliwe podejście.

Wyciek niejawnych informacji może kosztować nas bardzo dużo. Po pierwsze jesteśmy narażeni nawet na wielomilionowe kary, na podstawie sankcji zawartych w różnego rodzaju aktach prawnych dot. ochrony danych osobowych z RODO na czele. Ponadto możemy utracić dobrą opinię wśród klientów i kontrahentów.

Właściwe przechowywanie akt i dokumentów należy do kluczowych obszarów bezpieczeństwa w firmie. Warto poświęcić temu zagadnieniu wystarczająco dużo uwagi tak, aby uniknąć różnych, przykrych konsekwencji w przyszłości. Sprawdź: https://www.wyposazeniegaudia.pl/cat/szafy-na-dokumenty/szafy-na-dokumenty-niejawne-klasa-a/

[Głosów:0    Średnia:0/5]

ZOSTAW ODPOWIEDŹ

Please enter your comment!
Please enter your name here